Як оформити іноземця на роботу в Україні та не отримати штраф: покрокова інструкція для бізнесу

Працевлаштування іноземців в Україні — процедура, у якій роботодавці найчастіше помиляються не через податки, а через порушення трудових правил та строків оформлення документів. Контроль у цій сфері здійснюють не лише Державна податкова служба, а й Держпраці та Центр зайнятості.

Навіть одна пропущена дата або неправильно оформлений документ можуть коштувати бізнесу десятки чи сотні тисяч гривень. Крім штрафів, роботодавець ризикує втратити вже отриманий дозвіл на працевлаштування іноземця.

Ольга Брус, адвокат АО EvrikaLaw, пояснила VG, як правильно пройти процедуру оформлення іноземного працівника та які помилки найчастіше допускають компанії.

Крок 1. Перевірте, чи потрібен дозвіл на працевлаштування

Перш ніж розпочати оформлення документів, роботодавцю потрібно з’ясувати статус іноземця. Не всі іноземні громадяни повинні отримувати дозвіл на роботу в Україні.

Без дозволу можуть працювати:

• іноземці з посвідкою на постійне проживання в Україні;
• біженці;
• особи, які потребують додаткового захисту.

Для всіх інших категорій оформлення дозволу є обов’язковим.

Примітка редактора: посвідка на постійне проживання (ПМП) — документ, який дозволяє іноземцю постійно жити та працювати в Україні.

Також важливо пам’ятати: дозвіл оформлюється не на професію загалом, а на конкретну людину та конкретну посаду.

Наприклад, якщо компанія отримала дозвіл для працівника на посаду маркетолога, перевести його на іншу посаду без нового дозволу не можна.

Крок 2. Отримайте податковий номер і не пропустіть строки

Поки Центр зайнятості розглядає документи на отримання дозволу, іноземцю потрібно оформити український податковий номер.

Примітка редактора: РНОКПП — реєстраційний номер облікової картки платника податків, який також називають ідентифікаційним кодом.

Без нього роботодавець не зможе:

• нараховувати заробітну плату;
• сплачувати податки;
• оформити офіційне працевлаштування;
• подати звітність до податкової.

Після отримання дозволу починає діяти ще один критичний строк.

Роботодавець має укласти трудовий договір протягом 90 календарних днів із дати видачі дозволу. Якщо цього не зробити вчасно, документ анулюється автоматично.

У такому випадку компанії доведеться повторно проходити всю процедуру оформлення та знову сплачувати офіційні платежі.

Крок 3. Подайте два обов’язкові повідомлення

Після підписання трудового договору роботодавець має виконати дві обов’язкові дії.

Перша — подати до Державної податкової служби повідомлення про прийняття працівника на роботу. Це потрібно зробити до того, як іноземець фактично почне працювати.

Друга — передати до Центру зайнятості копію підписаного трудового договору.

Зробити це потрібно протягом 10 днів після його укладання.

Якщо роботодавець не подасть копію договору, дозвіл на працевлаштування можуть скасувати.

Окремо юристи радять завчасно контролювати строки дії дозволу. Якщо документ завершився, а працівник продовжує працювати, це прирівнюється до роботи без дозволу.

Які штрафи загрожують роботодавцям

Найсуворіші санкції у сфері працевлаштування іноземців застосовує Держпраці.

За використання праці іноземця без дозволу бізнесу загрожує штраф у розмірі 20 мінімальних зарплат за кожного працівника. Станом на 2026 рік це 172 940 гривень.

Якщо іноземець працює на інших умовах, ніж зазначено у дозволі, штраф становить 10 мінімальних зарплат — 86 470 гривень.

Наприклад, санкції можуть накласти:

• за роботу на іншій посаді;
• за зміну функціоналу без нового дозволу;
• за прострочений дозвіл;
• за фактичний допуск до роботи без оформлення документів.

Також окремо діють податкові штрафи за неподане повідомлення про прийняття працівника на роботу.

У більшості випадків іноземні працівники оподатковуються в Україні як звичайні наймані працівники. Роботодавець має сплачувати податок на доходи фізичних осіб (ПДФО), військовий збір (ВЗ) та єдиний соціальний внесок (ЄСВ) у стандартному порядку.

Додавайтеся у Viber і підписуйтеся на нас в Instagram. Обговорити цю новину можна на нашій сторінці у Facebook.